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Fragen und Antworten zur neuen Mitgliederverwaltungssoftware ZMI Client

Nachfolgend haben wir die häufigsten Fragen und Antworten zur neuen Mitgliederverwaltungssoftware ZMI Client für Sie zusammengestellt. Diese Liste wird stetig erweitert.

Im Vergleich zur aktuell genutzten Software NEON, die eine Vollversion für Vereine beinhaltet, ist ZMI-Client bereits eine Vollversion und wird den Vereinen ohne Zusatzkosten zur Verfügung gestellt.

Der Name ZMI-Client steht für Zentrale Mitglieder Information. Der Begriff Client steht für den Programmteil der Anwender, den „Clienten“. Daneben gibt es auch einen Kommunikationsserver, Lizenzenmanager, Datenbank-Server, Datensicherungsserver, NachrichtenDienst-Server und den REST-API Server.

Durch ZMI-Client werden die anfallenden Daten der Vereine, Kreise, Bezirke und dem Verband verwaltet. Ihre Aufgaben sind:

  • Neue Mitglieder erfassen
  • Austritte Ihrer Mitglieder eintragen
  • Pflegen Ihrer Funktionäre beim Wechsel der Amtsträger z.B.: durch Neuwahlen
  • Pflegen der Stammdaten Ihres Vereines wie z.B.: Hausanschrift, Schiessstätten und dessen   Standzulassungen, Bankdaten und die Aktivitäten des Vereins
  • Pflegen der Adressen und Kontaktdaten Ihrer Mitglieder

Wenn Sie ZMI-Client nutzen, werden Sie zunächst eine Menge Arbeit haben. Die Arbeit die Sie sich machen, wird sich aber auf jeden Fall lohnen.

  • Wenn Sie die Adressen Ihrer Mitglieder pflegen, können Sie sehr einfach Serienbriefe erzeugen, um Ihre Mitglieder über Aktivitäten im Verein zu informieren.
  • Wenn Sie zusätzlich die Emailadressen Ihrer Mitglieder einpflegen, können Sie die Anschreiben direkt aus ZMI-Client versenden und sparen sich dabei das Porto.
  • Wenn Sie die Bankdaten Ihrer Mitglieder erfassen, können Sie mit ein paar Klicks die Mitgliedsbeiträge per Sepa einziehen.
  • Sie können eine Vielzahl an Auswertungen erzeugen, um die Entwicklung Ihres Vereines im Überblick zu haben.
  • Sie können Daten an Sportprogramme exportieren, um interne Wettkämpfe auszutragen.

Durch Ihre Datenpflege profitiert nicht nur Ihr Verein, sondern der gesamte Verbund, bestehend aus Vereinen, Kreisen, Bezirken und dem Verband.

  • Wenn ein Mitglied mehrere Mitgliedschaften hat und sich sein Name durch z.B.: Heirat ändert, wird die Namensänderung und evtl. die neue Anschrift von Ihnen erfasst. Diese Änderung wird an alle Vereine für die das Mitglied eine Mitgliedschaft hat, verteilt. Ebenso geht die Änderung an die Kreise, Bezirke und den Verband.
  • Wenn Sie die Interessen Ihrer Mitglieder pflegen, können die Kreise, Bezirke und der Verband z.B. über das System erfahren, wie viele Bogenschützen der Kreis hat. Dies ist sehr interessant, wenn man innerhalb des Kreises ein lokales Bogen-Tournier veranstalten möchte.
  • Durch die Pflege Ihrer Funktionäre können die Kreise mit einem Knopfdruck eine Liste aller Sportleiter aller seiner Vereine ausdrucken, oder ein Serienbrief an dieselben senden.

ZMI-Client wurde nach dem aktuellsten Stand der Technik komplett neu geschrieben. Es ist eine native 32-Bit Windows-Anwendung.

  • Betriebssystem ab Windows XP SP3 bis Windows 10 als 32Bit oder 64Bit. ZMI-Client wird an zukünftige Windows Versionen angepasst.
  • Bildschirmauflösung: je größer die Auflösung ist, umso besser. Die Auflösung sollte nicht unter 1152 x 864 sein. Optimal ist eine widescreen Auflösung von 1920 x 1080. Ansonsten müssen verschiedene Fenster gescrollt werden.
  • Einen großen Unterschied werden Sie beim Arbeiten feststellen wenn Sie den Vergleich anstellen zwischen SATA Festplatten und SSD Festplatten. Wenn Sie investieren wollen, dann ersetzen Sie Ihre SATA Festplatte durch eine SSD.
  • Der Prozessor und der Arbeitsspeicher sind nicht besonders wichtig, außer er ist jetzt schon auf Anschlag.
  • Wenn Sie mobil arbeiten wollen, bevorzugen Sie auf jeden Fall eine externe USB 3.0 Festplatte. Die gibt es schon für 1TB unter 50€. USB Sticks würden auch funktionieren. Wir haben jedoch leider die Erfahrung gemacht, dass namenhafte Hersteller die Anzahl der Schreibzugriffe auf die Datenbank nicht lange überleben.
  • Sie benötigen eine Internetverbindung nur während des Sendens oder Empfangens von Daten. Beim Arbeiten wird keine Internetverbindung benötigt. Achten Sie darauf, wenn Sie über WLAN ins Internet gehen, dass es KEIN Gastzugang ist. Gastzugänge erlauben das Surfen, blockieren jedoch alles andere.

ZMI-Client soll für alle Vereine nutzbar sein. Auch für Vereine, die möglicherweise keine Internetverbindung haben. Daher wurde die Software als 32Bit Windows-Anwendung erzeugt.

ZMI-Client ist eine reine 32Bit Windows Anwendung, kann aber über eine Virtualisierungsplattform wie z.B. „Parallels“ auf einem Mac betrieben werden. Für Linux-Nutzer sei das Programm „Wine“ zu empfehlen, mit dem Windows-Software unter Linux verwendet werden kann. Somit ist es nicht notwendig, mehrere Versionen von ZMI-Client für unterschiedliche Betriebssysteme mit unterschiedlichem Verhalten zu entwickeln.

ZMI-Client kommt komplett ohne eine Installationsroutine aus. ZMI-Client schreibt nichts in das System-Verzeichnis von Windows. ZMI-Client schreibt auch nichts in die Registry von Windows. Wenn Sie das Installationsverzeichnis auf eine externe Festplatte verschieben, können Sie die Festplatte auf anderen Windows-Rechnern anschließen und starten. Im Installationsverzeichnis ist alles enthalten, was das Programm benötigt. Wenn Sie es löschen wollen, löschen Sie einfach das Installationsverzeichnis und es bleiben keine Resteinträge im System.

Verschieben Sie den Installationsordner auf eine externe Festplatte oder einen USB-Stick. Diesen Datenträger übergeben Sie Ihrem Nachfolger. Er verschiebt das Programm vom externen Datenträger auf seine lokale Festplatte und startet ZMI-Client und ruft Daten ab.

Das Installationsverzeichnis kann durchaus von der lokalen Festplatte auf eine externe Festplatte oder einen USB-Stick verschoben werden und nur noch von dort betrieben werden. Jedoch haben wir die Erfahrung gemacht, dass die USB-Sticks die häufigen Schreibzugriffe in der Datenbank nicht lange überleben. Eine externe Festplatte ist davon nicht betroffen.

Unter lokale Daten fallen: Bemerkungen zum Mitglied, Austrittsgrund, Bankdaten, Familienzuordnung, Abrechnungsdaten (Artikel, Preislisten, Belege), Passverwaltung (Passrückgaben) und benutzerdefinierte Felder.

Der Verband verwaltet alle Daten, außer die lokalen Daten (s.o.). Alles andere wird zum Verband übertragen. Wenn Sie lokale Daten erfasst haben, müssen Sie für eine Datensicherung sorgen. Denn falls Sie keine Datensicherung haben und eine Neuinstallation durchführen, bekommen Sie alle Daten die der Verband gespeichert hat, jedoch nicht die lokalen Daten. Die lokalen Daten erhalten Sie durch eine Rücksicherung der aktuellsten Datensicherung.

Im Auslieferzustand ist ZMI-Client so konfiguriert, dass es als Einzelplatzversion betrieben werden kann. Dabei darf die Installation NUR auf Festplatten (Partitionen) betrieben werden. ZMI-Client benötigt exklusiven Zugriff auf die Datenbank. ZMI-Client kann jedoch auch als Mehrbenutzervariante im Netzwerk betrieben werden. Bei Bedarf helfen wir Ihnen gerne weiter.

Spätestens wenn Sie lokale Daten erfassen, sollten Sie eine Datensicherung einrichten. Das Ziel sollte immer auf einer anderen Festplatte liegen. Hier kann jedes beliebige vom System erreichbare Ziel angegeben werden. Somit können Sie auch Netzlaufwerke oder „Cloud share“ verwenden.

In ZMI-Client arbeiten wir mit wichtigen personenbezogenen Daten. Wir wollen gemeinsam einen korrekten Datenbestand haben. Deshalb wurden die kritischen Punkte in Lizenzen verteilt, damit nur eine Person dieses Recht bekommt. Wir sind uns sicher, in Ihrem Verein würde sich jeder absprechen und es würde nicht vorkommen, dass die gleiche Person von zwei Anwendern im gleichen Verein erfasst wird. Würde man jedoch den gesamten Verband und alle Vereine berücksichtigen, ist eine Absprache zwischen allen Anwendern nur schwer möglich.

Sollte der Mitgliederverwalter verhindert sein, z.B. durch einen längeren Aufenthalt im Ausland, können vom Verein keine neuen Mitglieder angelegt werden. Die Rolle „Mitgliederverwalter“ darf es im Verein nur einmal geben. Allerdings ist das kein Problem. Auch Ihr Verband kann das Mitglied anlegen. Diesen Eintrag kann der Mitgliederverwalter nach Rückkehr sofort abrufen und hat somit keine Nacharbeit.

In ZMI-Client ist ein sehr mächtiger Reporter integriert. Sie können alle Reports auf Ihre Bedürfnisse anpassen. Jeder Report basiert auf einer Datenmenge, die vom Programm vorgegeben wird. Innerhalb dieser Datenmenge können Sie das Layout beliebig anpassen. Sie können keine neuen Tabellen in den Report ziehen, oder weitere Felder die nicht bereitgestellt sind, nutzen. Wenn Sie so eine Anforderung haben, melden Sie sich. In der Regel können wir die Daten beim nächsten Update bereitstellen. Außer es ist etwas Spezielles, bei dem die Freigabe vom Verband erfolgen muss.

ZMI-Client wird ständig weiter entwickelt. Für die vielen Updates, die Sie durchführen müssen, möchten wir an dieser Stelle um Ihr Verständnis bitten und entschuldigen uns für die Unannehmlichkeiten, die Sie dadurch erfahren. Wenn ein Update ansteht, werden Sie bei Programmstart einmal pro Tag über das anstehende Update informiert. Sie bestätigen die Meldung und danach sollte das Update vom Server abgerufen und eingespielt werden. Manchmal jedoch blockieren die Firewall, Virenscanner oder der Router das Update. Sie können kurzfristig die Firewall oder den Virenscanner deaktivieren. Sollte das Update danach durchlaufen, tragen Sie eine Ausnahme in der Firewall oder Virenscanner ein. Sie sollten auf keinen Fall dauerhaft ohne Firewall oder Virenscanner arbeiten!

ZMI-Client tauscht die Daten mit dem Verband über eine verschlüsselte Datenverbindung. Manchmal sehen die Virenscanner genau das als Bedrohung und blockieren diesen Vorgang. Hier hilft, eine Ausnahme in den Virenscanner einzutragen. Wenn Sie über WLAN ins Internet gehen, denken Sie daran, dass Sie NICHT über einen Gast-Zugang ins Internet gehen. Gast-Zugänge erlauben zwar das Surfen, blockieren jedoch alles andere.

ZMI-Client sendet nicht alle Daten zum Verband. Wenn Sie neu Installieren, haben Sie den Datenbestand des Verbandes, es fehlen Ihnen jedoch etwaige angelegte lokale Daten wie z.B.: Bankdaten der Mitglieder. Wenn Sie keine lokalen Daten erfasst haben, können Sie die Software neu installieren. Besser ist allerdings eine Kontaktaufnahme mit dem Support. Meist gibt es eine bessere Möglichkeit.

ZMI-Client unterscheidet sich im Vergleich zu anderen Programmen. Es kommt komplett ohne Setup aus. Sie verschieben einfach den Installationsordner. Bei jeder Verbindung zwischen ZMI-Client und dem Kommunikationsserver beim Verband, wird ein Zähler hochgesetzt. Dieser Zähler wird bei jeder Verbindung geprüft. Nur wenn er übereinstimmt, können Sie Daten austauschen. Der Hintergrund: Es gibt Lizenzen wie z.B. die Mitgliederverwalterlizenz, die pro Verein nur einmal existieren darf. Durch die beschriebene Mechanik können wir das sicherstellen.

Ihre Datensicherung kann eine Sekunde oder ein Jahr alt sein. In der Zwischenzeit können jede Menge Änderungen durchgeführt worden sein. Wenn Sie also eine alte Datensicherung verwenden würden, könnte es sein, dass Sie in der Datensicherung noch den alten Namen von einem Mitglied haben, welches in der Zwischenzeit geheiratet hat. Wenn Sie seine Adresse ändern und übertragen, würden Sie den neuen Namen mit dem alten überschreiben. Eine Datensicherung müssen Sie also immer über die Funktion unter „Service/Rücksicherung“ einspielen. Dabei wird Ihre alte Datensicherung mit dem Datenbestand des Verbandes aktualisiert. Danach können Sie problemfrei mit ZMI-Client arbeiten.

Grundsätzlich gilt: Wenn Sie etwas ändern oder neu anlegen wollen, müssen Sie immer vorher auf den Button „Bearbeiten“ klicken. Sobald Sie fertig sind, klicken Sie auf „Übernehmen“ oder „Abbrechen“, falls Sie sich es anders überlegt haben. Einige Felder haben eine graue Hintergrundfarbe. Diese Felder können von Ihnen nicht bearbeitet werden, sondern nur vom Verband.

ZMI-Client hat mehrere Optionen für die Filterkriterien. Sie können also nicht nur den Nachnamen eingeben, sondern auch den Vornamen, Geburtsdatum u.s.w. Wenn Sie alle Suchkriterien eingegeben haben, können Sie die Suche mit der Enter-Taste starten.

Bei der Erstinstallation wird nach dem Passwort verlangt. Dieses Passwort wird in der lokalen Datenbank gespeichert. Sollten Sie das Passwort vergessen haben, tragen Sie anstelle des Passwortes die komplette Lizenznummer aus dem Lizenzschein ein. Damit können Sie sich anmelden und über „Einstellungen/Anmeldepasswort“ das Passwort einsehen oder ggf. ändern.

Derzeit ist eine Email-Adresse für den Support rund um das Programm eingerichtet. Schreiben Sie an die Adresse support-zmi@rsb2020.de. Es gibt mehrere Anwender, die diese Emailadresse betreuen. Sollten Sie innerhalb 24 Std. keine Antwort bekommen, bitte einfach nochmals erinnern. Die E-Mail ist sicherlich untergegangen, oder jemand hat sie versehentlich gelöscht. Je nach Fall werden wir Sie auch zurückrufen, oder Ihnen per Fernwartung mittels „TeamViewer“ welches in ZMI-Client bereits integriert ist helfen.

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